1. Архивный отдел администрации Мариинского муниципального округа (далее по тексту – архивный отдел) является структурным подразделением администрации Мариинского муниципального округа, созданным для осуществления полномочий в сфере архивного дела и выполняющий функции муниципального архива. Архивный отдел не является юридическим лицом.
2. Архивный отдел непосредственно подчиняется руководителю аппарата администрации Мариинского муниципального округа.

1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ  «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Законом Кемеровской области от 13.10.2005 № 105-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области - Кузбасса по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Кемеровской области - Кузбасса», Законом Кемеровской области от 26.03.2007 № 35-ОЗ «Об архивном деле», распорядительными и нормативными документами Администрации Правительства Кузбасса и  Архивного управления Кузбасса, муниципальными правовыми актами Мариинского муниципального округа и настоящим Положением.
1.4. Архивный отдел осуществляет свою работу во взаимодействии со структурными подразделениями администрации Мариинского муниципального округа, организациями, представителями общественности, средствами массовой информации.
1.5. Архивный отдел имеет свою печать и штампы для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.
1.6. Администрация Мариинского муниципального округа обеспечивает архивный отдел помещением, отвечающим нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; обеспечивает его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану и создание необходимых условий труда работникам.
1.7. Местонахождение архивного отдела: Кемеровская область – Кузбасс, город Мариинск, ул. 50 лет Октября, д. 7.
 
2. Перечень документов архивного отдела
 
2. Архивный отдел хранит:
2.1. Документы постоянного хранения государственной части архивного фонда Кемеровской области – Кузбасса, образовавшиеся в ходе деятельности органов местного самоуправления Мариинского муниципального округа, муниципальных организаций и организаций, независимо от их организационно-правовой формы, являющихся источниками комплектования архивного отдела.
2.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения.
2.3. Фото- и видеодокументы, отображающие прошлое и настоящее города Мариинска и Мариинского муниципального округа.
2.4. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не имеющих правопреемника, ликвидированных организаций, находящихся на территории Мариинского муниципального округа, не имеющих правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа, граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
2.5. Печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.
2.6. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе архивного отдела.
Документы негосударственной части архивного фонда Кемеровской области – Кузбасса поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров, заключенных с собственниками документов.
 
3. Основные задачи архивного отдела
 
3. Основными задачами архивного отдела являются:
3.1. Организация архивного дела на территории Мариинского муниципального округа, в том числе в органах местного самоуправления.
3.2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда Кемеровской области – Кузбасса, хранящихся в архивном отделе.
3.3. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение.
3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Мариинского муниципального округа в области архивного дела, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
3.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, являющихся источниками комплектования, вопросами формирования и оформления дел в делопроизводстве органов местного самоуправления Мариинского муниципального округа и муниципальных организаций; содействие организациям, находящимся на территории Мариинского муниципального округа, независимо от их организационно-правовой формы, в вопросах обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, формирования и оформления дел.
 
4. Функции архивного отдела
 
4. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов, представляет в Архивное управление Кузбасса в установленном порядке сведения о хранящихся в архивном отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4.2. Разрабатывает и представляет на утверждение главы Мариинского муниципального округа списки организаций и структурных подразделений администрации Мариинского муниципального округа, документы которых подлежат передаче на хранение в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
4.5. Формирует электронные базы данных на основе хранящихся документов.
4.6. Информирует органы местного самоуправления Мариинского муниципального округа, муниципальные организации, организации, находящиеся на территории Мариинского муниципального округа, независимо от их организационно-правовой формы, о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на предоставление документальной информации.
4.7. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях при проведении выставок и для публикаций в периодической печати.
4.8. Представляет в установленном порядке документы архивного отдела органам местного самоуправления Мариинского муниципального округа, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.
4.9. Организует мероприятия по использованию архивных документов с целью удовлетворения прав граждан на архивную информацию, организует работу пользователей с архивными документами, создает для них условия, необходимые для поиска и их изучения.
4.10. Исполняет в установленном порядке запросы организаций и граждан, выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки.
4.11. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, формированием и оформлением дел в делопроизводстве организаций - источников комплектования.
4.12. Ведет в установленном порядке государственный учет архивного фонда Кемеровской области – Кузбасса, хранящегося в организациях – источниках комплектования архивного отдела, муниципальных организациях и организациях, находящихся на территории Мариинского муниципального округа, независимо от их организационно – правовой формы.
4.13. Рассматривает и согласовывает положения об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций – источников комплектования.
4.14. Рассматривает поступившие на утверждение описи дел постоянного хранения организаций – источников комплектования архивного отдела, а также муниципальных организаций, находящихся на территории Мариинского муниципального округа, и предоставляет их на согласование в Архивное управление Кузбасса.
4.15. Рассматривает и утверждает поступившие на согласование описи дел по личному составу организаций – источников комплектования архивного отдела, а также муниципальных организаций, находящихся на территории Мариинского муниципального округа.
4.16. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу ликвидируемых организаций, документы которых подлежат приему на хранение в архивный отдел.
4.17. Изучает и обобщает практику работы архивов, формирования и оформления дел в делопроизводстве организаций – источников комплектования архивного отдела, распространяет их положительный опыт.
4.18. Проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методике работы архивов организаций, формированию и оформлению дел, а также работе экспертных комиссий организаций, находящихся на территории Мариинского муниципального округа, независимо от их организационно – правовой формы.
4.19. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.
4.20. Ведет номенклатуру дел архивного отдела, организует формирование дел и передачу их на хранение.
4.21. Оказывает консультативную и информационную помощь по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
 
5. Права архивного отдела
 
5. Архивный отдел во исполнение возложенных на него задач и функций имеет право:
5.1. В пределах своей компетенции представлять администрацию Мариинского муниципального округа.
5.2. Вносить на рассмотрение администрации Мариинского муниципального округа предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, муниципальных организациях и организациях, находящихся на территории Мариинского муниципального округа независимо от их организационно – правовой формы, совершенствованию работы архивов организаций по формированию документов в делопроизводстве, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.
5.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации Мариинского муниципального округа и организаций – источников комплектования, независимо от их организационно – правовой формы, необходимые сведения о работе, состоянии архивов организаций, формировании и оформлении дел, о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, а также информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своей деятельности.
5.4. Проводить мероприятия по выполнению структурными подразделениями администрации Мариинского муниципального округа установленных правил работы с документами, не принимать на хранение неправильно и небрежно оформленные и неподготовленные дела.
5.5. Давать в пределах своей компетенции структурным подразделениям администрации Мариинского муниципального округа и организациям, находящимся на территории Мариинского муниципального округа, независимо от их организационно – правовой формы, обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе архивов организаций, формированию и оформлению дел в организациях.
5.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых структурными подразделениями администрации Мариинского муниципального округа, по вопросам работы архивов организаций, формированию и оформлению дел; участвовать в работе экспертных комиссий структурных подразделений администрации Мариинского муниципального округа и организаций, находящихся на территории Мариинского муниципального округа, независимо от их организационно – правовой формы.
5.7. Требовать от руководителей структурных подразделений администрации Мариинского муниципального округа и руководителей муниципальных организаций письменные объяснения о причинах порчи, утраты или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, принятие мер по розыску недостающих дел.
5.8. Работники архивного отдела имеют право беспрепятственного доступа для ознакомления с условиями хранения документов во все помещения, используемые для хранения архивных документов, занимаемые органами местного самоуправления, муниципальными организациями и организациями – источниками комплектования архивного отдела, независимо от их организационно – правовой формы.
 
 
6. Обязанности архивного отдела
 
6. Работники архивного отдела обязаны:
6.1. Сохранять конфиденциальность сведений, полученных и используемых при выполнении своих должностных обязанностей.
6.2. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка администрации Мариинского муниципального округа.
6.3. Осуществлять полномочия в соответствии с должностными инструкциями.
6.4. Постоянно повышать уровень своей профессиональной подготовки.
 
7. Ответственность работников архивного отдела
 
7.1 Работники архивного отдела за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе:
- за некачественное и несвоевременное исполнение запросов тематического и социально - правового характера;
- за разглашение конфиденциальной информации;
- за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.
 
8. Организация работы архивного отдела
 
8. Руководство деятельностью архивного отдела осуществляет начальник архивного отдела, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы Мариинского муниципального округа.
Начальник архивного отдела подчиняется руководителю аппарата администрации Мариинского муниципального округа.
8.1. Начальник архивного отдела:
8.1.1. Организует работу архивного отдела, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач.
8.1.2. Распределяет обязанности между работниками архивного отдела, дает им обязательные для исполнения задания и поручения, следит за своевременным и качественным их выполнением.
8.1.3. Осуществляет контроль за исполнением работниками архивного отдела их должностных обязанностей и правил внутреннего трудового распорядка.
8.1.4. Представляет главе Мариинского муниципального округа на утверждение положение об архивном отделе и должностные инструкции работников архивного отдела.
8.1.5. Обеспечивает планирование работы архивного отдела, осуществляет ее анализ, вносит на рассмотрение главе Мариинского муниципального округа предложения по основным направлениям деятельности архивного отдела.
8.1.6. Оказывает структурным подразделениям администрации Мариинского муниципального округа консультативную и информационно – методическую помощь по вопросам архивного дела.
8.2. Начальник архивного отдела имеет заместителя, который осуществляет свои полномочия в соответствии с распределением обязанностей и должностной инструкцией и исполняет обязанности начальника архивного отдела в период его отсутствия.
8.3. Обеспечение архивного отдела помещением, отвечающим требованиям постоянного хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, обеспечение организационной техникой, средствами связи, информационно – справочной литературой и методическими пособиями, принадлежностями и материалами, необходимыми для работы архивного отдела осуществляется администрацией Мариинского муниципального округа.
8.4. При ликвидации или реорганизации архивного отдела архивные фонды и архивные документы передаются его правопреемнику.